SIMPLE.EDU - oprogramowanie dla uczelni wyższych

Zmiany prawne obowiązujące od 2018 roku nakładają na Uczelnie nowe wymagania w zakresie raportowania do systemu POL-on danych o cudzoziemcach. Realizacja tego wymogu obliguje Uczelnie do zbierania rozszerzonych danych o studentach zagranicznych i ich oddzielnej sprawozdawczości.

Jak zatem sprawnie przygotować i przekazać wymagane dane bez dodatkowych nakładów pracy? – o tym w dzisiejszym materiale Sebastiana Makowskiego - Eksperta Grupy Kapitałowej SIMPLE z dziedziny Zintegrowanych Systemów Informatycznych dla Uczelni.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 7 lipca 2017 o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej w systemie POL-on, obliguje wszystkie instytucje prowadzące studia do wprowadzania danych o cudzoziemcach w zakresie regulowanym przez art. 43 ust. 6a. ustawy "Prawo o szkolnictwie wyższym".

Jakie dane trzeba przekazywać?

W kontekście modułu NAWA – Cudzoziemcy Uczelnia ma obowiązek wprowadzenia do systemu POL-on szeregu danych:

1. Powód kwalifikacji wg. wymogów ustawy:
   1. Student cudzoziemiec podejmujący i dobywający kształcenie na podstawie umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi przez uczelnie, na zasadach określonych w tych umowach;
   2. Student cudzoziemiec podejmujący i dobywający kształcenie na podstawie decyzji ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego lub odpowiedniego ministra wskazanego w art. 33 ust. 2;
   3. Cudzoziemiec, który nie podjęli studiów;
   4. Cudzoziemiec, który został skreślony z listy studentów;
2. Dane osobowe i adresowe studenta
3. Informację czy student posiada „Kartę Polaka”
4. Informację czy student posiada status Repatrianta
5. Datę rozpoczęcia studiów dla kwalifikacji A, B i D
6. Datę skreślenia z listy studentów dla kwalifikacji D

Odpowiedni zakres danych powinien być rejestrowany w POL-on począwszy od 1 stycznia 2018 roku. Dane należy aktualizować niezwłocznie po zaistnieniu danego faktu (np. po skreśleniu studenta z listy). Oznacza to, że sprawozdawczość ma charakter cykliczny i nie jest wykonywana jednorazowo.

W rejestrze nie wykazujemy studentów zagranicznych, którzy studiują na uczelni wojskowej na podstawie umowy międzynarodowej i są kandydatami na żołnierzy obcej armii oraz studentów studiujących na zasadach obowiązujących obywateli polskich, uczestników wymian, studentów krótkoterminowych.

Jak przekazywać dane?

Najlepszym i najefektywniejszym rozwiązaniem jest użycie systemów dziekanatowych rozbudowanych o dedykowane obszary, zapewniające możliwość oznaczenia na poziomie studenta cudzoziemca odpowiednich danych wraz z funkcją generowania pliku XLS w formacie wymaganym przez POL-on w kontekście NAWA. Powyższe zestawienie powinno być wczytane w systemie POL-on w sekcji NAWA Cudzoziemcy – Rejestr cudzoziemców. Funkcja ładowania danych udostępnia możliwość wczytywania informacji w sposób przyrostowy. POL-on umożliwia walidację duplikatów z opcją nadpisania danych (lub anulowania procesu ładowania). Rejestr cudzoziemców stanowi odseparowaną od aktualnych elementów systemu POL-on strukturę i jest rozwiązaniem tymczasowym.

Wiodące Zintegrowane Systemy Informatyczne dla Uczelni zapewniają uruchomienie sprawozdawczości NAWA wraz z automatycznym zasileniem dedykowanego pliku niezbędnymi i odpowiednio przygotowanymi danymi pochodzącymi bezpośrednio z systemu dziekanatowego. Oferują również szereg dodatkowych możliwości, takich jak np. prezentację w module studenta dodatkowych pól, niezbędnych w kontekście sprawozdawczości NAWA. Agregują z całego systemu niezbędne dane, aby automatyczne zasilać dedykowany plik, zgodny ze strukturą i wymogami technicznymi specyfikacji POL-on. Umożliwiają również generowanie zestawu danych na wskazany dzień.

Dzięki czemu zbieranie odpowiednich informacji i spełnienie wymogów ustawowych jest znacznie ułatwione, a Uczelnia nie musi za każdym razem ręcznie przygotowywać i uzupełniać nowych plików sprawozdawczych, co zapobiega pomyłkom i wymiernie przyspiesza pracę.

Wszystkich Klientów, zainteresowanych systemami zapewniającymi spełnienie nowych wymogów rozszerzonego raportowania danych o cudzoziemcach, zachęcamy do kontaktu oraz rezerwowania terminów konsultacji z naszymi Specjalistami.

- Sebastian Makowski Ekspert Grupy Kapitałowej SIMPLE z dziedziny Zintegrowanych Systemów Informatycznych dla Uczelni.

Chcesz wiedzieć pierwszy - bądź na bieżąco
i zapisz się do newslettera >>