ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
- Natychmiastowy dostęp do dokumentów archiwalnych skraca czas poświęcany przez pracownika na wyszukanie dokumentu,
- Zwiększenie bezpieczeństwa dostępu do dokumentów poprzez elastyczny system uprawnień,
- Centralizacja archiwum i zdalny dostęp – dokumenty znajdują się w jednym miejscu, można je przesyłać ze zdalnych lokalizacji, a dostęp do nich jest możliwy (przy odpowiednich zabezpieczeniach i autoryzacji) nawet z każdego miejsca na świecie,
- Dany dokument może oglądać wielu użytkowników na raz, niezależnie od tego gdzie się znajdują,
- Redukcja kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów papierowych – po zeskanowaniu materiałów nie będzie konieczności przechowywania ich w dotychczasowej formie i lokalizacji,
- Usprawnienie i przyspieszenie procedur,
- Zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania dokumentów poprzez umieszczenie wszystkich informacji o nich w jednym, zintegrowanym systemie informatycznym,
- Stworzenie centralnego archiwum korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- Raportowanie przepływu korespondencji (statystyka wpływu i wypływu korespondencji z uwzględnieniem aktywności nadawców i adresatów),
- Skrócenie czasu realizacji poszczególnych czynności związanych z obsługą korespondencji,
- Tworzenie dzienników pocztowych zgodnych i akceptowanych przez Pocztę Polską,
- Uporządkowanie i przyspieszenie obsługi korespondencji w firmie,
- Poprawa terminowości załatwianych spraw,
- Ograniczenie papierowego obiegu dokumentów,
- Precyzyjne określenie czasu wykonywanego zadania,
- Efektywniejsza komunikacja pracowników wypracowana poprzez standardowe ścieżki obiegu i jasne procedury,
- Możliwość rozszerzenia systemu o nowe funkcje.