ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

W ramach aplikacji dostępne są moduły posiadające różny zakres funkcjonalny:

• Kancelaria
  zapewnia maksymalne usprawnienie procesów związanych z obsługą korespondencji oraz łatwy i szybki dostęp do zgromadzonych dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną. Odpowiada za pełną obsługę korespondencji od momentu jej odebrania od doręczycieli (poczta, kurier) oraz sprawdzenia zgodności doręczonej poczty z wykazami pocztowymi, listami przewozowymi lub kopiami pism po rejestrację. Następnie dokument w systemie zostaje przekazany (z dekretacją) osobie merytorycznej, zgodnie z przyjętymi w firmie procedurami. Przez dekretację w systemie rozumiana jest czynność, polegająca na przekazaniu pisma do osoby lub komórki organizacyjnej celem zajęcia się pismem lub zapoznania się z nim.
• WorkFlow
  to platforma dostępna z poziomu przeglądarki internetowej, wspierająca regulacje przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi wspólne zadania. Głównym założeniem platformy jest maksymalne usprawnienie pracy osób, lub jednostek organizacyjnych, nad ich wspólnymi zadaniami. SIMPLE.EOD Work Flow to również dekretowanie dokumentu do jednego użytkownika lub określonych grup oraz kontrola terminowości realizacji poszczególnych zadań pracowników.

• Dokument
  posiada funkcjonalność w obszarze zarządzania dokumentami (Electronic Document Managment - EDM) opartym o przeglądarkę internetową.
  Proces biznesowy jest odzwierciedlony w systemie w postaci mapy procesu. Każdy etap realizowanego w systemie procesu przyporządkowany jest do określonego stanowiska organizacyjnego, na którym realizowane są określone czynności. Zadania dla określonego stanowiska organizacyjnego są dostępne dla użytkownika systemu w postaci indywidualnej listy zadań. Po jego realizacji na danym stanowisku organizacyjnym, przekazywane jest ono dalej, zgodnie z mapą procesu do kolejnego stanowiska w postaci nowego zadania do wykonania. W trakcie realizacji procesu w systemie mogą zostać zdefiniowane zadania systemowe (automatyczne), które pozwalają m. in. na pobieranie danych z zewnętrznych systemów informatycznych, elektroniczną archiwizację dokumentów czy powiadamianie użytkowników o różnych stanach procesów za pomocą wiadomości email lub tzw. „wyskakującego okienka”.
• Archiwum
  ułatwia powstawanie, grupowanie, wyszukiwanie, kontrolę i dystrybucję dokumentów