Konferencje

W czwartek 16.07.2008, w Katowicach, miała miejsce konferencja EOD.SILESIA 2008 (www.eod.silesia.pl) która zgromadziła licznych reprezentantów urzędów administracji publicznej i przedstawicieli biznesu. Była to już trzecia konferencja z cyklu EOD.SILESIA poświęcona elektronicznemu obiegowi dokumentów. Na konferencji przedstawiciele SIMPLE Sp. z o.o. przeprowadzili dwie prelekcje:

• EOD a BPM – analiza różnic;
• Licytacja elektroniczna jako praktyczne zastosowanie podpisu elektronicznego.

Wystąpienia reprezentantów SIMPLE, zostały wysoko oceniona przez zgromadzonych.

W dniu poprzedzającym konferencję, w czasie zorganizowanej wycieczki „śladami wdrożeń EOD”, uczestnicy mieli okazję praktycznego zapoznania się z działającymi w Urzędach Miasta w Bytomiu i Częstochowie systemami informatycznymi. 

mgr Krzysztof Miszczyk: Podpis elektroniczny jest coraz bardziej rozpowszechniony. Oceniam, że około 90% urzędów dysponuje już kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale niewiele osób wie jakie dodatkowe korzyści, oprócz autentykacji, niesie podpis elektroniczny. Zaprezentowałem inicjatywę naszego partnera, Sygillum, który stworzył dla posiadaczy podpisu elektronicznego system internetowych licytacji. Jest to ciekawy pomysł, który polecam szczególnie urzędom i przedsiębiorcom. Posiadając podpis elektroniczny i najprostszy komputer z dostępem do Internetu można, dzięki Sygillum, przeprowadzić pełen proces zamówienia publicznego czy przetargu, uzyskując przy tym realnie najniższe ceny. 

mgr inż. Adam Latocha SIMPLE: Dzień przed konferencją uczestniczyłem w wycieczce „śladami wdrożeń EOD”. Zauważyłem istotne różnice pomiędzy rozwiązaniami stosowanymi w biznesie i urzędach. Swoimi spostrzeżeniami podzieliłem się z uczestnikami konferencji EOD.Silesia2008 .W urzędach, w systemach EOD, zasadniczo każdy proces związany jest z dokumentem. Bez dokumentu nie ma procesu. Tak więc dokument jest podmiotem procesu, jego głównym reprezentantem i nośnikiem. W biznesie natomiast procesy biegną nawet jeśli nie są reprezentowane dokumentami. W biznesie, jeśli pojawia się dokument, to jest on raczej wynikiem procesu, bądź wielu procesów, a śledzenie tych procesów jest równie ważne, jak sam dokument. To istotna różnica, także w odniesieniu do oczekiwanej funkcjonalności. System obiegu dokumentów w urzędzie musi być zgodny z szeregiem obowiązujących procedur, na przykład z tzw. instrukcją kancelaryjną. Tymczasem system obiegu dokumentów w biznesie może być implementowany w bardziej swobodnej formie, co najwyżej zgodnej z wewnętrznymi rozporządzeniami i procedurami postępowania, często zdefiniowanymi w Księdze Jakości.

W przedsiębiorstwach jeśli mówi się o elektronicznym obiegu dokumentów, to myśli się o BPM (Business Process Management) czyli o systemach do zarządzania procesami biznesowymi.

BPM może zawierać funkcjonalność:

• CRM (zarządzanie relacjami z klientami- umowy, sprzedaż, serwis, reklamacje)
• R&D (rozwój i badania, zarządzanie projektami)
• wsparcia ZSI (ISO-Księga Jakości, obsługa audytów, laboratorium, baza wiedzy)
• wsparcia controllingu i budżetowania (kompletacja i uzgadnianie, zatwierdzanie, weryfikacja budżetów)
• zarządzania personelem (ocena okresowa, obsługa wniosków urlopowych  zastępstw, wsparcie w procesie rekrutacji)
• integracji z systemem finansowo-księgowym celem prezentacji on-line dyscypliny płatniczej i preferencji kontrahenta
• czy właśnie obiegu dokumentów (księga podawcza, sekretariat, obieg faktur kosztowych itp.)
• inne

Nie sądzę, aby systemy EOD w postaci stosowanej w urzędach administracji znalazły szerokie zastosowanie w przedsiębiorstwach. Natomiast nie wykluczone, że z czasem systemy EOD wykorzystywane w urzędach zaczną rozszerzać swą funkcjonalność w stronę  BPM. W miarę wzrostu znaczenia wydajności pracy, w miarę poszukiwań coraz to lepszych form organizacji urzędu, w miarę popularyzacji systemów jakości czy nowoczesnych metod zarządzania środkami finansowymi czy personelem, oczekiwania wobec EOD będą rosły. Gdy EOD będzie obejmował nie tylko te procesy, których reprezentantem jest dokument, jego funkcjonalność zacznie przypominać BPM.