Eksperckie Piątki

Zarządzanie zasobami IT z pozoru może wydawać się bardzo prostym procesem, jednak tak samo jak w przypadku pozostałych obszarów firmy może być prowadzony poprawnie i skutecznie bądź nieefektywnie. Niestety wciąż w wielu spółkach opiera się on w najlepszym wypadku na arkuszach Excel ale najczęściej  jako dokumentacja wyłącznie w formie papierowej. Takie podejście powoduje, że wyciągnięcie jakiejkolwiek wiarygodnej informacji musi być wykonywane ręcznie co jest bardzo czasochłonne.

Prawidłowe i efektywne zarządzane wirtualnym magazynem zasobów IT wymaga wykorzystania systemu o określonej funkcjonalności. Dopiero posiadając kompletną wiedzę ilościową z zakresu infrastruktury możemy mówić o poprawie funkcjonowania zarządzania usługami IT. Zapraszamy do materiału przygotowanego przez Eksperta SIMPLE - Andrzeja Seroczyńskiego.

Najczęstszy błąd jaki zostaje popełniony to całkowity brak dokumentacji określającej stan ilościowy (nie mówiąc już o wymiarze wartościowym) posiadanego sprzętu. Jeśli jakakolwiek ewidencja jest zrobiona to jest to najczęściej zestawienie wykonane w wielu różnych arkuszach Excel, przygotowywane przez różne osoby i w rożnym czasie.  Efekt - pliki najczęściej są nieaktualne, niekompletne i nie dają rzeczywistego obrazu o posiadanych zasobach.  Zresztą samo wyciągnięcie zagregowanych danych to oddzielne zadanie, do którego trzeba oddelegować pracownika. 

Ponadto,  nawet jeśli taka ewidencja jakimś wysiłkiem zostanie przeprowadzona, to nie ma przełożenia na rejestr środków trwałych oraz dane księgowe zaewidencjonowane w systemie FK. Zestawienie tych danych to kolejna dodatkowa praca, którą trzeba wykonywać każdorazowo kiedy  ich potrzebujemy.

Kolejnym problemem do rozwiązania jest struktura zaewidencjonowanych danych. O ile z przypisaniem oprogramowania do konkretnego urządzenia (komputer, laptop, tablet, serwer), czy pracownika można sobie poradzić, o tyle przypisanie spisanych zasobów IT z rejestrem pomieszczeń, czy infrastruktury wymaga najczęściej kolejnego przenoszenia danych do wydzielonego rejestru, bądź sztucznego budowania wykazu w narzędziu do tego nieprzeznaczonym.

Warto jeszcze wspomnieć o 2 elementach, dokumentacji oraz dostępie do historii zmian. Dokumentacja to zarówno wszelkiego rodzaju instrukcje obsługi, jak i protokoły z napraw, wymiany części, czy różnorakie faktury kosztowe. Trudno jest nawet sobie wyobrazić skuteczne zarządzanie i szybkie dotarcie do potrzebnych materiałów bez wsparcia odpowiedniego narzędzia IT, umożliwiającego również wgląd do pełnej historii zmian, zarówno w konfiguracji, jak i przypisaniu do innych obiektów, czy całych rejestrów.

Na całą infrastrukturę w postaci sieci, urządzeń sieciowych, czy drukarek trzeba patrzeć jako na kompletny zbiór. Proszę zwrócić uwagę również na to, że punktem wyjścia do sprawnej obsługi informatycznej jest posiadanie aktualnych, szybko dostępnych danych. Jest to ważne zarówno dla użytkowników, jak i dla samych pracowników działu IT.

Nowoczesne i odpowiednio dobrane systemy ERP, posiadające obszar dedykowany do obsługi tego zakresu funkcjonalnego, wychodzą naprzeciw postawionym wyżej problemom. Umożliwiają zbudowanie (oraz wersjonowanie) rejestru oprogramowania i sprzętu IT. Same wykazy można podzielić wg indywidualnych potrzeb na poszczególne typy oraz dowolnie rozbudowywać o własne zestawy cech i funkcji. Całe narzędzie oferuje także dedykowane rejestry do obsługi nieruchomości, urządzeń, infrastruktury, czy nawet środków transportu, a elementy z każdego ze spisów mogą być połączone, dzięki czemu możemy stworzyć rzeczywistą strukturę powiązań zasobów IT z pozostałymi zasobami.

W takim podejściu wychodzimy nieco poza definicje bazy CMDB (Configuration management database), rozszerzając ją o rejestr wszelkich zasobów posiadanych w danej organizacji. Dzięki funkcji wiązania wspomnianych elementów rejestrów z kartoteką środków trwałych, znajdującą się w module Majątek Trwały, zyskujemy szybki dostęp do pełnych danych księgowych, związanych z danymi zasobami. Dzięki temu inwentaryzacja przeprowadzona raz (także przy użyciu nowej aplikacji mobilnej mSIMPLE.EAM ) dostarcza danych zarówno dla działu księgowego jak i zespołu IT.

Wszystkich Klientów zainteresowanych efektywnym zarządzaniem wirtualnym magazynem zasobów IT, zachęcamy do kontaktu i konsultacji z naszymi Specjalistami oraz sprawdzenia możliwości aplikacji mSIMPLE.EAM.

– Andrzej Seroczyński, Product Manager obszaru Zarządzanie Projektami w SIMPLE S.A.

Chcesz wiedzieć pierwszy - bądź na bieżąco
i zapisz się do newslettera >>