W organizacji zatrudniającej kilkaset lub kilka tysięcy osób dział HR przestaje być zapleczem administracyjnym, a staje się funkcją, od której zależy zdolność firmy do realizacji celów biznesowych. Jednocześnie skala działalności sprawia, że narzędzia wystarczające w mniejszej firmie – arkusze kalkulacyjne, rozproszone bazy, ręczne procesy – przestają się sprawdzać.
W tym artykule omawiamy najczęstsze wyzwania kadrowe dużych organizacji i pokazujemy, jakie funkcje nowoczesnego systemu HR faktycznie na nie odpowiadają.
W dużych organizacjach dane o pracownikach naturalnie rozpraszają się między systemami: rekrutacja w jednym narzędziu, umowy w repozytorium dokumentów, ewidencja czasu pracy w systemie RCP, płace w programie kadrowo-płacowym, szkolenia w arkuszu, oceny okresowe w kolejnym narzędziu.
Konsekwencje są przewidywalne. Dane o tym samym pracowniku funkcjonują w kilku wersjach i różnią się między sobą. Odpowiedź na proste pytanie zarządu, ilu pracowników zatrudniamy w danej lokalizacji albo jaka jest struktura kosztów wynagrodzeń w podziale na działy, wymaga kilkudniowego kompilowania danych. Każdy nowy raport oznacza kolejny cykl ręcznej pracy.
Odpowiedź systemu HR: centralna kartoteka pracownika jako jedno źródło prawdy. Wszystkie zdarzenia kadrowe, od zatrudnienia przez zmianę stanowiska, podwyżkę, urlop, szkolenie i ocenę aż po zakończenie współpracy, zapisują się w jednej strukturze danych. To warunek konieczny do jakiegokolwiek sensownego raportowania.
Prawo pracy i przepisy płacowe zmieniają się regularnie: nowelizacje Kodeksu pracy, zmiany w zasadach naliczania składek, nowe uprawnienia urlopowe, obowiązki sprawozdawcze. W małej firmie zmianę można wdrożyć ręcznie. W organizacji z tysiącem pracowników i kilkunastoma systemami wynagradzania każda zmiana to projekt.
Ryzyko dotyczy nie tylko zgodności. Błędy w naliczaniu wynagrodzeń mają bezpośredni wpływ na zaufanie pracowników i mogą prowadzić do sporów oraz kosztownych korekt.
Odpowiedź systemu HR: parametryzowalne reguły naliczania płac, aktualizowane wraz ze zmianami przepisów przez dostawcę oprogramowania. Zamiast przebudowywać algorytmy przy każdej nowelizacji, dział kadr zmienia parametry lub otrzymuje aktualizację, która obejmuje wszystkich pracowników jednocześnie.
Duże organizacje rzadko funkcjonują w jednym modelu czasu pracy. W jednej firmie mogą współistnieć: podstawowy system czasu pracy w biurze, równoważny w produkcji, zadaniowy dla przedstawicieli handlowych, praca zmianowa w utrzymaniu ruchu oraz praca hybrydowa i zdalna.
Każdy z tych systemów ma inne zasady rozliczania nadgodzin, inne okresy rozliczeniowe i inne wymogi dokumentacyjne. Ręczne rozliczanie ewidencji przy takiej różnorodności generuje błędy, a jednocześnie pochłania znaczną część czasu działu kadr.
Odpowiedź systemu HR: obsługa wielu systemów czasu pracy równolegle, z automatycznym rozliczaniem nadgodzin, dodatków i przekroczeń norm zgodnie z regułami przypisanymi do danej grupy pracowników. Integracja z systemami rejestracji czasu pracy (RCP) eliminuje ręczne przepisywanie danych.
Przy dużej skali zatrudnienia procesy przyjęć i odejść stają się ciągłym strumieniem zdarzeń. Każde zatrudnienie wymaga przygotowania umowy, skierowania na badania, szkolenia BHP, nadania uprawnień w systemach IT, wydania sprzętu i zgłoszenia do ZUS. Każde odejście wymaga analogicznej sekwencji w drugą stronę.
Gdy te procesy nie są skoordynowane, pojawiają się luki: pracownik pierwszego dnia nie ma dostępu do systemów, sprzęt po odejściu nie wraca, a uprawnienia w systemach pozostają aktywne miesiącami po rozwiązaniu umowy, co jest już problemem bezpieczeństwa.
Odpowiedź systemu HR: zdefiniowane ścieżki procesowe uruchamiane automatycznie przy zdarzeniu kadrowym, z zadaniami przypisanymi do odpowiednich osób i kontrolą terminów wykonania. System pilnuje kompletności procesu, zamiast polegać na pamięci poszczególnych osób.
Wnioski urlopowe, delegacje, wnioski o szkolenia, zmiany danych osobowych, zaświadczenia. W dużej organizacji to setki dokumentów miesięcznie. Papierowy lub mailowy obieg oznacza, że dokumenty giną, akceptacje się przeciągają, a dział kadr pełni funkcję centrali telefonicznej odpowiadającej na pytania o status wniosku.
Odpowiedź systemu HR: samoobsługa pracownicza (self-service). Pracownik składa wniosek w systemie, przełożony akceptuje go jednym kliknięciem, a dokument automatycznie trafia do kartoteki i wpływa na ewidencję czasu pracy. Pracownik ma wgląd we własne dane, saldo urlopu i paski wynagrodzeń bez angażowania działu kadr.
To rozwiązanie odciąża HR najbardziej ze wszystkich wymienionych. Administracja wnioskami potrafi pochłaniać znaczną część czasu zespołu kadrowego.
Zarząd oczekuje od HR odpowiedzi na pytania strategiczne: jak kształtuje się rotacja w podziale na działy, jakie są koszty zatrudnienia w ujęciu miesięcznym i prognozowanym, gdzie występują luki kompetencyjne, jaka jest struktura wiekowa organizacji i jakie ryzyka wiążą się z odejściami emerytalnymi.
Bez systemu, który gromadzi dane w spójnej strukturze, każde takie pytanie oznacza projekt analityczny. W efekcie raporty powstają rzadko, a decyzje kadrowe zapadają na podstawie intuicji.
Odpowiedź systemu HR: gotowe raporty i pulpity menedżerskie oparte na danych zbieranych na bieżąco, z możliwością analizy w różnych przekrojach: organizacyjnym, geograficznym i czasowym. Planowanie budżetu wynagrodzeń oparte na rzeczywistych danych, a nie na ekstrapolacji zeszłorocznych kwot.
Dane kadrowe nie funkcjonują w izolacji. Koszty wynagrodzeń stanowią zwykle największą pozycję kosztową organizacji i muszą trafiać do księgowości. W firmach realizujących projekty czas pracy pracowników przekłada się bezpośrednio na koszty i rentowność zleceń.
Gdy system HR jest odrębną wyspą, dane między nim a księgowością przenosi się eksportami i importami, z opóźnieniem, ryzykiem błędu i bez możliwości bieżącej analizy. Jeśli dopiero zastanawiają się Państwo nad zakresem takiego rozwiązania, pomocny będzie nasz artykuł wyjaśniający, czym jest system ERP i jakie korzyści przynosi organizacjom.
Integracja systemu HR z systemem ERP sprawia, że:
Wyzwania kadrowe dużych organizacji sprowadzają się do jednego problemu źródłowego: skala sprawia, że procesy, które w mniejszej firmie można obsłużyć ręcznie, stają się nieprzejrzyste i podatne na błędy. Rozproszone dane, ręczne rozliczanie czasu pracy, papierowy obieg wniosków i raportowanie oparte na kompilowaniu arkuszy to nie są problemy organizacyjne, tylko problemy narzędziowe.
Nowoczesny system HR odpowiada na nie, centralizując dane, automatyzując procesy powtarzalne i udostępniając pracownikom samoobsługę. Największą wartość przynosi jednak wtedy, gdy nie funkcjonuje jako odrębna wyspa, lecz jest zintegrowany z systemem finansowo-księgowym i projektowym, bo dopiero wtedy dane kadrowe stają się częścią pełnego obrazu firmy.
Simple.ERP obsługuje obszar kadrowo-płacowy razem z finansami, logistyką, majątkiem i projektami w jednym systemie. Prawie 40-letnie doświadczenie we wdrożeniach dla dużych organizacji, w tym placówek medycznych, uczelni wyższych i instytutów badawczych, pozwala nam odwzorować realia konkretnej organizacji zamiast narzucać jej gotowy schemat. Porozmawiajmy o tym, jak wyglądają procesy kadrowe w Państwa firmie.
HRIS (Human Resources Information System) to system informatyczny do zarządzania danymi kadrowymi. Obejmuje centralną kartotekę pracownika, ewidencję czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń, obieg wniosków oraz raportowanie kadrowe. W praktyce określenia HRIS, HCM i system HR bywają stosowane zamiennie.
Zarządzanie zasobami ludzkimi (ZZL) to całość działań organizacji związanych z pozyskiwaniem, rozwojem, motywowaniem i utrzymaniem pracowników. Obejmuje rekrutację, onboarding, ocenę i rozwój kompetencji, wynagradzanie, planowanie zatrudnienia oraz administrację kadrowo-płacową.
Do najczęstszych należą: rozproszenie danych kadrowych między niepowiązanymi systemami, nadążanie za zmianami przepisów prawa pracy, rozliczanie zróżnicowanych systemów czasu pracy, koordynacja procesów onboardingu i offboardingu przy dużej rotacji, obsługa masowego obiegu wniosków oraz przygotowywanie raportów zarządczych.
Program kadrowo-płacowy koncentruje się na administracji: prowadzeniu akt osobowych i naliczaniu wynagrodzeń. System HR obejmuje szerszy zakres, dodatkowo procesy miękkie (rekrutacja, onboarding, oceny, rozwój kompetencji), samoobsługę pracowniczą oraz analitykę kadrową wspierającą decyzje zarządcze.
Koszty wynagrodzeń to zwykle największa pozycja kosztowa organizacji. Integracja sprawia, że listy płac automatycznie dekretują się w księgowości, czas pracy zasila kalkulację kosztów projektów, a budżet wynagrodzeń stanowi część budżetu firmy. Eliminuje to eksporty i importy danych oraz rozbieżności między obszarami.
Samoobsługa pozwala pracownikom samodzielnie składać wnioski urlopowe i delegacyjne, sprawdzać saldo urlopu, pobierać paski wynagrodzeń i aktualizować dane osobowe, a przełożonym akceptować wnioski elektronicznie. Odciąża to dział kadr od obsługi rutynowych zapytań i skraca czas obiegu dokumentów.
