mPracownik

mPracownik to rozwiązanie dedykowane organizacjom, które stawiają na proste, skuteczne i nowoczesne metody zarządzania personelem. Aplikacja jest uzupełnieniem systemu SIMPLE.ERP, zapewniająca pracownikom szybki dostęp do ich danych kadrowych z poziomu urządzeń mobilnych typu telefon czy tablet, jak i desktopowych, np. laptop z systemem Windows 10.

mPracownik posiada nowoczesny i przyjazny dla użytkownika interfejs, dzięki któremu pracownik samodzielne i w dogodnym dla siebie momencie może w bardzo łatwy sposób uzyskać informacje, na których mu zależy, czy też złożyć wniosek urlopowy bez angażowania osób trzecich i działu kadrowo-płacowego.

ODCIĄŻENIE DZIAŁU KADROWO-PŁACOWEGO

Udostępnienie pracownikom aplikacji mobilnej minimalizuje ilość zapytań kierowanych do działu kadrowo-płacowego i czasu potrzebnego na obsługę spraw pracowniczych i dzięki temu pozytywnie wpłynie na efektywność pracy. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące urlopów, rozliczenia zaliczek, czy wynagrodzenia będą dostępne w czasie rzeczywistym na urządzeniach mobilnych.  Dodatkowo w aplikacji pracownik może znaleźć wszelkie dane o zatrudnieniu, pożyczkach, czy zasądzonych spłatach komorniczych. Zakres widocznych danych może być definiowany przez użytkownika z działu kadrowo-płacowego bezpośrednio w systemie SIMPLE.ERP.

BEZPIECZNĄ I SZYBKĄ KOMUNIKACJĘ Z PRACOWNIKAMI

Dzięki bezpośredniemu połączeniu aplikacji mPracownik z systemem SIMPLE.ERP, pracownicy mają dostęp do rzeczywistych i aktualnych danych, a organizacja zyskuje narzędzie do skutecznej i bezpiecznej komunikacji. Aplikacja jest w pełni konfigurowalna - daje możliwość dostosowania zakresu przekazywanych informacji, zarówno po stronie danych kadrowych, jak i pasków płacowych, a to pozwala na dowolne rozszerzanie udostępnionych danych wg aktualnych potrzeb.

WSPARCIE ZAŁOŻEŃ RODO

Aplikacja mPracownik zapewnia realizację jednego z podstawowych założeń RODO, mówiących o dostępie pracownika do jego danych osobowych przetwarzanych przez firmę oraz zgód i celów przetwarzania tych danych. Informacje kadrowe dostępne na urządzeniu mobilnym nie wymagają wersji drukowanej, ani przesyłania ich do pracownika w inny sposób, co minimalizuje ryzyko naruszenia przepisów RODO. Forma ta wpisuje się w założenia rozporządzenia RODO o  elektronicznym dostępie pracownika do jego danych i przeglądaniu udzielonych zgód, dotyczących przetwarzania danych osobowych. Pracownik może z poziomu aplikacji uruchomić proces wycofywania wskazanej zgody w SIMPLE.ERP.

DEDYKOWANY PULPIT PRACOWNIKA

Aplikacja mPracownik została wyposażona w dedykowany pulpit pracownika, dzięki któremu od razu po zalogowaniu ma on szybki dostęp do najważniejszych informacji o ostatnim wynagrodzeniu, wykorzystanych urlopach, czy wnioskach o absencję.

Dodatkowo z poziomu swojego pulpitu może  przejść do swoich pełnych danych osobowych, pasków płacowych, wszystkich urlopów czy zgód RODO.

DANE KADROWE

W tym obszarze pracownik ma wgląd do swoich pełnych danych, zdefiniowanych w systemie SIMPLE.ERP. Dotyczyć mogą one dowolnego, definiowalnego zakresu udostępnianych formatek danych z poziomu SIMPLE.ERP Zarządzanie Personelem. Mogą być to na przykład dane o zatrudnieniu, stażach, badaniach, czy dane płacowe.

DOKUMENTY PŁACOWE

Dokumenty płacowe pracownik możne przeglądać na liście z filtrowaniem wg przedziału czasu i wyszukiwaniem wg informacji nagłówkowych. Kliknięcie na dokumencie otwiera jego szczegóły, czyli wykaz obliczonych składników płacowych. Ilość widocznych składników jest możliwa do skonfigurowania przez użytkownika w SIMPLE.ERP w module Zarządzanie Personelem.

Funkcją, którą docenią zarówno pracodawcy jak i pracownicy jest możliwość przekazania pracownikowi rocznego rozliczenia PIT i deklaracji IMIR w wersji PDF, wprost na urządzenie mobilne. Dostępna jest również operacja potwierdzania odbioru przez pracownika i zapisywana tego faktu w systemie SIMPLE.ERP.

ABSENCJE

Każdy dział kadrowy otrzymuje wiele zapytań od pracowników odnośnie ich bilansów urlopowych. Dzięki funkcji ich prezentacji w aplikacji, pracownik zyskuje pełną wiedzę o wszystkich swoich bilansach i urlopach, niezależnie od ich rodzaju. Zakres rodzajów urlopów dostępnych w aplikacji jest także konfigurowalny dla działu kadrowo-płacowego.

Co więcej, pracownik może wystawić wniosek o absencję wg rodzajów zdefiniowanych w Zarządzaniu Personelem. Dokument trafi do jego przełożonego wg struktury organizacyjnej lub do osób uprawnionych do akceptacji według ustalonej przy pracowniku ścieżce w SIMPLE.ERP. Obsługiwane są też wnioski rozliczane godzinowo. W każdej chwili pracownik może również przejrzeć kalendarz swoich nieobecności. Aplikacja wyświetla także historię obiegu każdego wniosku oraz umożliwia wpisywanie komentarzy na każdym etapie akceptacji.

Zgody RODO

Wprowadzenie RODO wiąże się z wieloma nowymi obowiązkami dla każdej organizacji. Obszar Zgody w aplikacji mPracownik zapewnia wywiązanie się z jednego z podstawowych wymagań narzuconych przez nowe przepisy, mówiącego o dostępnie pracownika do jego danych osobowych przetwarzanych przez firmę oraz zgód i celów przetwarzania tych danych.

Dzięki niemu pracownik w czytelny sposób widzi udzielone zgody wg określonych celów i czynności zgodnie z RODO. Może także zainicjować z poziomu aplikacji proces wycofania wybranej zgody.

Pulpit przełożonego

Każdemu z pracowników, którzy otrzymali uprawnienia do akceptacji wniosków o absencję, oprócz standardowego menu aplikacji wyświetli się dodatkowy zestaw narzędzi pozwalających na obsługę procesu akceptacji wniosków. Przełożony może filtrować listy oczekujących i obsłużonych wniosków swoich podwładnych oraz przeglądać szczegóły tych wniosków. Każdy wniosek oczekujący może zaakceptować, odrzucić lub zwrócić do pracownika w celu zmodyfikowania. Kolejnym udogodnieniem jest podgląd kalendarza z naniesionymi absencjami wszystkich podwładnych z możliwością przejścia do bilansu urlopowego danego pracownika.

Powiadomienia

Użytkownicy aplikacji mają możliwość włączenia powiadomień push przekazywanych bezpośrednio na urządzenie mobilne oraz dodatkowo powiadomień e-mail, które informują użytkowników już w chwili zaistnienia zdarzenia, np. wprowadzenia czy zmiany stanu akceptacji wniosku.

Swoboda dostępu

Najprawdopodobniej większość pracowników będzie używać aplikacji mPracownik na swoich osobistych urządzeniach mobilnych typu smartfon czy tablet (iOS, Android) lub komputerach i laptopach z systemem Windows 10*. Nie wszyscy mają jednak takie możliwości, dlatego Pracodawca może uruchomić ogólnodostępne kioski (w postaci tabletów czy modułowych komputerów). Aplikacja działająca w trybie kiosku ma włączone mechanizmy dbające o prywatność, w tym niepozwalające na zapamiętywanie danych logowania i automatycznie wylogowujące po ustalonym i widocznym dla pracownika czasie.

*) aplikacja wycofywana z platformy, zastąpi ją responsywna witryna

Oprócz interfejsu w języku polskim, aplikacja oferuje także możliwość przełączenia w dowolnej chwili na język angielski. Dostępny jest także stonowany tryb ciemny DarkMode.

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych jest zapewnione przez szereg mechanizmów ograniczających dostęp do aplikacji i danych w niej zawartych, w tym logowanie na indywidualne konta pracowników zabezpieczone hasłami, możliwość wykorzystania do logowania parametrów biometrycznych (odcisk palca lub skan twarzy) a także przekazywanie danych wyłącznie szyfrowanymi kanałami.

Stale rozwijamy nasze aplikacje, dlatego już niedługo planujemy udostępnić nowe funkcje.

Twój czas pracy – możliwość zliczania czasu pracy na podstawie ręcznego zainicjowania start-stop, geolokalizacji, czy przejścia obok beacona (standard iBeacon). Aplikacja może także nauczyć się schematu działań użytkownika i na podstawie jego kalendarza, złożonych wniosków oraz aktualnej godziny przesyłać przypomnienie o rozpoczęciu i zakończeniu pracy. Pracodawca może udostępnić wyznaczone okno czasowe na zmianę danych przez pracownika (np. do następnego dnia). Wszystkie zaewidencjonowane w ten sposób dane będą dostępne w aplikacji dla przełożonych, trafią także do systemu SIMPLE.ERP i mogą być analizowane przez dział kadrowy.

Grafik pracy planowanej i wykonanej – opcja pozwalająca na przegląd danych o czasie pracy pracownika, pobierający informację z różnych źródeł i rejestrów. Obok planowanego czasu w dniach
i godzinach w kalendarzach systemu SIMPLE.ERP wyświetla nieobecności rejestrowane przez wnioski
z mPracownika oraz pochodzące z ZUS, jak i inne rejestrowane w części kadrowej, np. nieobecności niepłatne. Dodatkowo w opcji dostępne będą podsumowania roczne i miesięczne czasu pracy i nieobecności.

Bilanse urlopowe dla przełożonego – funkcja pozwala na przeglądanie bilansów urlopowych pracowników przez przełożonego. Wyświetlając dane pracowników w jednej liście, w czytelny sposób pozwala na zweryfikowanie stopnia ich wykorzystania.

Wnioski różne – mechanizm obsługi różnorodnych wniosków pozwoli pracownikom np. wnioskować o nadgodziny, pracę zdalną, przyznanie premii, zmianę danych osobowych, przystąpienia do pakietów zdrowotnych/sportowych oraz luźnych wniosków wg ustalonych kategorii i sposobów reakcji, a także dalszej drogi przetwarzania.

Bardzo szeroko rozumiana funkcjonalność, pozwalająca na komunikację pracownika z firmą. W odróżnieniu od zwykłego pisania maili, każda zgłaszana sprawa podlegać archiwizacji, statusowaniu oraz kontroli przepływu i powiadomień. Pracownicy mogą składać m.in.:

• wniosek o pracę zdalną z raportowaniem wykonanych zadań;
• wniosek o premię;
• wniosek/polecenie o pracę w nadgodzinach;
• prośbę o zmianę danych osobowych;
• wniosek o przystąpienie do/ rezygnację z benefitów np. Multisport, Luxmed;
• wnioski nieobecności - dostępny jest katalog nieobecności bezpłatnych, do których pracownik może złożyć odpowiedni wniosek z ew. weryfikacją limitów i akceptacją przełożonego.

Tablica ogłoszeń – pozwoli działom kadrowo-płacowym przekazywać wprost na urządzenia mobilne pracowników istotne informacje i zdecydować, czy ich otrzymanie ma zostać potwierdzone przez pracownika (np. zmiany w regulaminie pracy).

Moje PPK – opcja umożliwia pracownikowi złożenie lub prośbę o wyrejestrowanie z Pracowniczego Programu Kapitałowego, przeglądanie danych zgłoszonych przez pracodawcę do instytucji finansowej oraz wysłanych składek podstawowych i dodatkowych.

Kogo dzisiaj nie ma – umożliwi pracownikom sprawdzenie, kto ze współpracowników jest w danym dniu na urlopie i kto jest zastępcą tej osoby. A definiowanie i udostępnianie służbowych numerów telefonów i adresów e-mail umożliwi kontakt z zastępcą, bez potrzeby zapisywania tych danych w katalogu kontaktów urządzenia.

Książka adresowa – bazując na strukturze organizacyjnej systemu SIMPLE.ERP, opcja pozwala na przeglądanie służbowych danych kontaktowych pracowników. Dodatkowo pracownik posiadający w danych zdjęcie, będzie również wyświetlany w kontaktach wraz z nim.