Aktualności

Faktura elektroniczna (zwana e-fakturą) od wielu lat funkcjonuje w obrocie gospodarczym. Wraz z elektronicznymi zamówieniami jest jednym z podstawowych elementów usprawniających  procesy biznesowe i automatyzację przepływu danych. Jako nieodłączny element życia gospodarczego e-faktura doczekała się zapisów w ustawie o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku. W dniu 16.04.2014 roku Parlament Europejski uchwalił Dyrektywę 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, która wprowadza pojęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz reguluje zasady rozliczania zamówień publicznych wyłącznie z ich udziałem.

W Polsce, zgodnie z podpisaną 9. Listopada 2018 Ustawą, przepisy dotyczące e-faktury w zamówieniach publicznych zaczną obowiązywać z dniem 18 kwietnia 2019 r. W ramach realizacji ustawy powstaje ogólnopolska platforma usług elektronicznych, pośrednicząca w wymianie danych pomiędzy podmiotami. Nowy standard ma umożliwić pełną automatyzację procesu przetwarzania i rejestracji faktur po stronie odbiorcy. W związku ze zmianą każdy zamawiający (nabywca), działający w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych, będzie zobowiązany do przyjęcia i przetworzenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, jeżeli wykonawca (dostawca) taką fakturę wystawi.

W procesie przesyłania oraz odbierania e-faktur kluczową rolę odgrywa zbudowana Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), której zadaniem – oprócz obsługi komunikacji pomiędzy podmiotami jest przede wszystkim weryfikacja poprawności i kompletności przesyłanych dokumentów.

Ważne informacje o Platformie Elektronicznego Fakturowania:

• Zamawiający i Wykonawca obowiązany jest do posiadania konta na platformie
• Zamawiający może korzystać w ramach platformy z usług dwóch brokerów PEF
• Korzystanie z platformy jest bezpłatne

Podmioty objęte obowiązkiem będą mogły ewidencjonować e-faktury z wykorzystaniem wspomnianej platformy usług elektronicznych, wybierając jedną z trzech ścieżek:

• odczyt dokumentów przez pracownika za pośrednictwem aplikacji webowej lub desktopowej, a następnie ręczne wprowadzenie danych z faktury do systemu finansowo-księgowego
• pobranie dokumentów z platformy e-fakturowania w formacie ustrukturyzowanym (plik XML), a następnie automatyczne wprowadzenie faktur poprzez import do systemu finansowo-księgowego, co wymaga dostosowania systemu do przetworzenia e-faktury
• automatyczne przesyłanie dokumentów z platformy e-fakturowania do systemów finansowo-księgowych instytucji publicznej przy zastosowaniu mechanizmów API.

Automatyzacja procesu, to:

• optymalizacja kosztów – eliminacja wysokich kosztów utrzymania różnych standardów EDI w zamówieniach publicznych przez wprowadzenie spójnego i wspólnego dla różnych podmiotów gospodarczych, skrócenie czasu potrzebnego na obsługę procesu biznesowego
• możliwość elastycznego doboru funkcjonalności do potrzeb realizowanych procesów biznesowych: import faktur zakupu, export faktur sprzedaży, export zamówień dostawy, a także możliwość zastosowania różnych wariantów funkcjonalnych: od ręcznie inicjowanego importu faktury z pliku do pełnej automatyzacji pobierania danych w platformy elektronicznej
• standaryzacja formatu danych niezależnie od użytkowanych systemów IT i kraju w ramach UE
• współpraca między różnymi systemami
• zgodność z wymogami ustawy i dyrektywy unijnej.

Ponieważ ustawa nakłada na podmioty publiczne od 18.04.2019 obowiązek przyjęcia i przetworzenia faktury elektronicznej, konieczne jest odpowiednie przygotowanie zaplecza administracyjnego dostosowanego do wybranej ścieżki. W przypadku odręcznego wprowadzania danych warto przeszkolić pracowników i opracować niezbędne procedury dotyczące wymiany dokumentów.

Dlaczego warto wdrożyć e-fakturę?

1. Niższe koszty - automatyzacja procesów związanych z e-fakturowaniem to redukcja pracy manualnej, oszczędność czasu i minimalizacja kosztów związanych z zakupem papieru na którym do tej pory są drukowane faktury, kosztów pakowania i wysyłki.
    
2. Skrócenie czasu obiegu faktury - automatyzacja procesu fakturowania umożliwi szybszą realizację płatności, możliwość weryfikacji dokumentów w dostępnym online archiwum faktur, a także możliwość śledzenia danych w systemie. Wymiana informacji odbywa się bez przenoszenia dokumentów do osób odpowiedzialnych/ kolejnych działów, dzięki czemu koordynacja prac wielu podmiotów jest łatwiejsza.
    
3. Odciążenie pracowników - wprowadzenie automatyzacji odciąży pracowników do tej pory odpowiedzialnych za proces fakturowania i pozwoli im na realizację innych zadań.
    
4. Zgodność z przepisami - do 2020 roku elektroniczne faktury mają obowiązywać także wykonawców zamówień publicznych, którzy będą musieli wystawiać ustrukturyzowane e-faktury w standardzie UE. Docelowo faktury elektroniczne mają być standardem obowiązującym w krajach UE.
    
5. Ekologia - faktura elektroniczna, to zmniejszenie ilości wykorzystywanego papieru, mniejsza ilość szkodliwych dla środowiska tuszy i mniejsze koszty ich utylizacji. To jedno z działań CSR organizacji, które buduje jej pozytywny wizerunek.

Podmioty, które zdecydowały się na automatyzację procesu zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy odpowiedzą na wszelkie pytania i doradzą wybór optymalnego rozwiązania.

Ważne terminy:

• Ustawa wchodzi w życie z dniem 18 kwietnia 2019
• 18 kwietnia 2019 - gotowość Zamawiających do odbioru e-faktur powyżej progu
• 1 sierpnia 2019 – gotowość Zamawiających do odbioru e-faktur poniżej progu
• 1 listopada 2020 – gotowość Wykonawców do wystawiania e-faktur

Więcej na:

• www.efaktura.gov.pl
• http://orka.sejm.gov.pl/proc8.nsf/ustawy/2888_u.htm