W środowisku, w którym środki pochodzą z wielu źródeł, a każdy projekt rządzi się indywidualnymi zasadami, tradycyjne narzędzia zarządzania budżetem okazują się niewystarczające. Odpowiedzią na te wyzwania jest moduł rozliczania dotacji w Simple.ERP, który zapewnia elastyczne, spójne i zgodne z przepisami środowisko do planowania, ewidencji i rozliczania środków finansowych. Moduł wykorzystuje równoległą, wyodrębnioną ewidencję księgową, co umożliwia jednoczesne prowadzenie księgowości w kilku układach – zgodnie z wymogami podmiotów udzielających dotacji, instytucji kontrolnych oraz przepisów krajowych. Pozwala to rozdzielać koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne, precyzyjnie odwzorowywać zasady projektowe oraz unikać błędów wynikających z ręcznej dekretacji.
Rozbudowane możliwości budżetowania umożliwiają tworzenie planów finansowych w wielu wariantach, dopasowanych do specyfiki organizacji i poszczególnych programów dotacyjnych. Z kolei obsługa wielu źródeł finansowania pozwala elastycznie przypisywać wydatki do funduszy, grantów czy programów, co jest kluczowe w realiach jednostek medycznych, gdzie projekty często łączą środki unijne, ministerialne i własne. Każdy projekt może posiadać indywidualnie zdefiniowane zasady, parametry i limity, a moduł umożliwia elastyczne planowanie i rozliczanie, uwzględniające harmonogramy płatności, etapy realizacji oraz wymogi kwalifikowalności.
Dzięki automatyzacji system wspiera cały proces przygotowywania zestawień do wniosków o płatność, weryfikacji kosztów i kontroli budżetu. Instytucja otrzymuje dostęp do aktualnych danych, co pozwala na bieżąco monitorować wykonanie projektu i minimalizować ryzyko nieprawidłowości. Kluczowym elementem modułu jest także pełna integracja z procesem zakupowym. Simple.ERP automatyzuje obsługę faktur i dokumentów magazynowych, zapewniając płynne powiązanie każdego zakupu z rozliczaną dotacją. Obejmuje to zatwierdzanie dokumentów zakupu, generowanie dekretów księgowych, wprowadzanie dokumentów do rejestru VAT (JPK_VAT), tworzenie zobowiązań oraz przygotowanie roboczych przelewów do dostawców. Zintegrowany obieg dokumentów magazynowych umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów PZ, ich dekretów i aktualizację stanów magazynowych, dzięki czemu każda operacja – od zamówienia po przyjęcie na magazyn – zostaje uwzględniona w rozliczeniu projektu. Centralizacja zakupów w Simple.ERP pomaga uzyskać lepsze warunki cenowe, poprawia kontrolę nad wydatkami oraz pozwala monitorować wskaźniki efektywności finansowej. Integracja między działami administracyjnymi, finansowymi i medycznymi usprawnia przepływ informacji, co przekłada się na bardziej racjonalne gospodarowanie środkami. Całość uzupełniają zaawansowane funkcje raportowe, umożliwiające analizę danych w różnych perspektywach, porównania plan–wykonanie oraz filtrowanie według źródła finansowania, projektu, rodzaju kosztu czy okresu. Tabele przestawne i raporty kontrolingowe wspierają zarówno codzienne zarządzanie projektami, jak i przygotowanie danych na potrzeby audytów czy kontroli.
Moduł rozliczania dotacji w Simple.ERP zapewnia kompleksowe wsparcie jednostkom medycznym realizującym projekty finansowane z wielu źródeł. Automatyzacja procesów, pełna integracja z księgowością i zakupami, możliwość prowadzenia równoległej ewidencji oraz rozbudowane raportowanie sprawiają, że zarządzanie dotacjami staje się przejrzyste, efektywne i w pełni zgodne z wymogami instytucji finansujących. Dzięki temu organizacje mogą skoncentrować się na swojej kluczowej misji – świadczeniu usług zdrowotnych – mając pewność, że obszar finansowania projektów jest obsługiwany w sposób profesjonalny i bezpieczny.
