Obszar funkcjonalny SIMPLE.ERP OBRÓT TOWAROWY to skuteczne narzędzie pozwalające w pełni kontrolować procesy obrotu towarowego i w efektywny sposób zarządzać logistyką i dystrybucją w firmie, wpływając na poprawę jej rentowności i konkurencyjności.
Wspomaga procesy zakupu i sprzedaży: zarówno krajowe, eksportowe jak i wewnątrzunijne oraz zarządzanie magazynami: własnymi i obcymi.
Jego elastyczność pozwala na odzwierciedlenie w systemie SIMPLE.ERP wszystkich procesów biznesowych firm produkcyjnych, usługowo-handlowych jak i przedsiębiorstw sfery budżetowej.
Cechy systemu
Obszar funkcjonalny OBRÓT TOWAROWY kompleksowo wspiera wszystkie procesy zachodzące w różnych obszarach obrotu towarowego przedsiębiorstwa. Jest elastyczny – klient sam decyduje, z których funkcjonalności chce korzystać. W razie potrzeby zawsze jest możliwa rozbudowa systemu. Ułatwia pracę zarówno firmom działającym w jednej lokalizacji, jak i wielo oddziałowym przedsiębiorstwom o rozproszonej strukturze. To nowoczesne połączenie bogatej funkcjonalności i możliwości dostosowania do indywidualnych potrzeb.
Posiada szeroki zestaw raportów standardowych (z możliwością ich modyfikowania), umożliwia tworzenie własnych, w pełni definiowalnych raportów oraz zapewnia eksport danych do wszystkich powszechnie używanych formatów arkuszy – np. MS EXCEL. Posiada wbudowany mechanizm Skryptów VBS pozwalający na samodzielne podnoszenie funkcjonalności systemu. Współpracuje z drukarkami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych.
Posiada wyodrębnione następujące części:
Zapotrzebowania, Plany zakupów, Umowy i Zamówienia do dostawców
- Pozwala na zarejestrowanie procesu zakupu począwszy od wprowadzenia przez komórki organizacyjne zapotrzebowania na dostawę materiałów i usług lub automatyczne wygenerowanie zapotrzebowań na podstawie potrzeb wynikających z planów produkcyjnych czy zamówień od odbiorców.
- Pozwala na weryfikację zapotrzebowań przez dział zakupów, stworzenie na ich podstawie planu zakupu i zarządzanie dostawami poprzez bezpośrednie generowanie umów i zamówień do dostawców.
- Pozwala na realizację umów i zamówień (w tym także zamówień publicznych) poprzez tworzone na ich podstawie dokumentów przyjęcia na magazyn PZ lub faktur kosztowych z zaświadczone usługi.
- Pozwala na pełną kontrolę terminów i cen dostaw i oraz ocenę stopnia realizacji zamówień na każdym etapie procesu zakupu począwszy od złożonego zapotrzebowania poprzez plan zakupów, umowę czy zamówienie do dostawcy.
Zakup, Rejestr dokumentów przychodzących
- Pozwala na zarejestrowanie faktur zakupu: kosztowych, magazynowych i dokumentów dostawy na magazyn PZ
- Pozwala na ewidencję dokumentów SAD dla zakupów eksportowych oraz przygotowanie danych do deklaracji INTRASTAT dla zakupów wewnątrzunijnych
- Pozwala na wstępną rejestrację dokumentów zakupu przed ich ostateczną ewidencją w dziale księgowości. Umożliwia to bieżące zarządzanie zobowiązaniami oraz nadzór nad dokumentami kosztowymi znajdującymi się w obiegu papierowym.
Obsługa operacji magazynowych z rezerwacją stanów
- Pozwala na ewidencję dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych związanych z obrotem magazynowym: przychodowych, rozchodowych, zwrotów, przesunięć międzymagazynowych, przecen, BO i innych.
- Pozwala na określenie sposobu rozchodu z magazynu wg dostępnych metod: FIFO, LIFO, ceny średnioważonej, ewidencyjnej lub rzeczywistej (wybranej przez operatora)
- Pozwala na przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych oraz przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji okresowej i ciągłej dla całego magazynu lub wybranych pozycji.
- Pozwala na zarezerwowanie części produktów na magazynie pod potrzeby przyszłej sprzedaży, potrzeby własne lub potrzeby związane z dostawą towaru.
Zamówienia od odbiorców
- Pozwala na zarejestrowanie procesu sprzedaży począwszy od utworzenia oferty handlowej, wygenerowania na jej podstawie zamówienia od odbiorcy lub bezpośrednią rejestrację wpływających do firmy zamówień od klientów.
- Pozwala na wstępną obsługę sprzedaży poprzez funkcję kontroli niezapłaconych faktur, limitów kredytowych oraz obsługę warunków handlowych: sposobu płatności, cen i rabatów
- Pozwala na realizację zamówień poprzez tworzone na ich podstawie faktury sprzedaży i dokumentów wydania z magazynu WZ oraz kontrolę ich stopnia i terminowości realizacji.
Sprzedaż
- Pozwala na zarejestrowanie faktur sprzedaży: usługowych, magazynowych oraz dokumentów wydania z magazynu WZ
- Pozwala na obsługę warunków sprzedaży poprzez funkcję kontroli niezapłaconych faktur i limitów kredytowych oraz automatycznego wyznaczania sposobu płatności, cen i rabatów
- Pozwala na obsługę faktur zaliczkowych i rozliczenie ich fakturą rozliczającą
- Pozwala na obsługę faktur proforma
- Pozwala na przygotowanie danych do deklaracji INTRASTAT dla sprzedaży wewnątrzunijnej
- Pozwala na obsługę bonusu dla odbiorcy poprzez wygenerowanie zbiorczej korekty faktury sprzedaży za dany okres rozliczeniowy
Obieg dokumentów
- Pozwala na przygotowanie scenariuszy którym będą podlegać wszystkie dokumenty obrotu towarowego. Dzięki temu każda sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i właściwy dla firmy sposób
- Pozwala na przekazywanie dokumentów między użytkownikami systemu z zachowaniem zdefiniowanych przez administratora ścieżek przepływu. Dzięki temu zapewnienia użytkownikom swobodną wymianę dowolnych dokumentów w formie elektronicznej.
Proces handlowy
- Pozwala na otrzymanie szybkiej informacji o kliencie: danych teleadresowych, niezapłaconych fakturach, nierozliczonych płatnościach, wykorzystanym limicie kredytowym, warunkach handlowych
- Pozwala na przeanalizowanie sprzedaży do danego klienta: złożonych i oczekujących zamówieniach, wystawionych fakturach i historii obrotów
- Pozwala na otrzymanie szybkiej informacji o produkcie: danych opisowych, ilości na poszczególnych magazynach, ilości zamówionej u dostawców lub w produkcji, planowanej dacie dostawy
- Pozwala na wyznaczenie ceny sprzedaży na podstawie cen zakupu, określonego narzutu i proponowanych rabatów
- Pozwala na utworzenie z jednego miejsca dokumentów sprzedaży: zamówienia, faktury i dokumentu WZ lub dokumentów zakupu: zapotrzebowania na dostawę lub produkcję i zamówienia do dostawcy
Korzyści i zalety
Obszar SIMPLE.ERP OBRÓT TOWAROWY daje korzyści dla całej firmy – zarówno prezesom i kadrze zarządzającej, jak i szeregowym pracownikom. Każdy pracownik odczuje poprawę komfortu pracy, a codzienne obowiązki dzięki Simple.ERP staną się mniej uciążliwe. Dzięki wdrożeniu obszaru Obrót Towarowy zwiększy się wydajność pracy działów zaopatrzenia, sprzedaży, marketingu oraz magazynów i usprawniając procesy biznesowe na każdym szczeblu zarządzania.
- Bieżąca kontrola kosztów obrotu towarowego - dzięki łatwemu dostępowi do bieżących i historycznych danych analitycznych oraz możliwość uzyskiwania ich analitycznej i syntetycznej prezentacji w formie wieloprzekrojowych zestawień,
- Zwiększenie efektywności działu sprzedaży - dzięki możliwości kontroli realizacji zamówień od odbiorców oraz zautomatyzowanie czynności związanych z tworzeniem dokumentów i wyznaczeniem warunków handlowych, cen i rabatów,
- Zwiększenie efektywności działu zakupów - dzięki możliwości kontroli realizacji umów i zamówień do dostawców oraz zautomatyzowanie czynności związanych z tworzeniem dokumentów i wyznaczeniem warunków dostawy, kontroli cen i terminów,
- Zmniejszenie kosztów utrzymania stanów magazynowych - dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu zasobów poprzez:
- bieżący dostęp do precyzyjnych informacji o stanach zapasów w magazynach i wykorzystaniu miejsc składowania (objętość, waga),
- możliwość precyzyjnego ustalania harmonogramów dostaw (od dostawców i dla odbiorców),
- możliwość planowania zapotrzebowania oraz zaopatrzenia i zamówień od klientów,
- możliwość automatycznej blokady współpracy z kontrahentami (np. w przypadku pogorszenia jakości surowców),
- Obniżenie kosztów związanych z funkcjonowaniem komórek organizacyjnych zajmujących się obsługą obrotu towarowego, stanowiące wynik optymalizacji funkcjonowania tych działów, uzyskany poprzez:
- automatyczną dekretację dokumentów (zdefiniowane szablony dekretów eliminują konieczność ręcznej dekretacji typowych księgowań, które stanowią około 90% tego typu operacji w firmie),
- eliminację wersji papierowej wielu raportów,
- skrócenie czasu obiegu dokumentów.
- Skrócenie czasu potrzebnego do sporządzania zestawień i sprawozdań dzięki:
- gotowym szablonom zestawień z wieloma kryteriami selekcji i sortowania danych,
- możliwości łatwej modyfikacji istniejących szablonów wydruków,
- możliwości definiowania własnych zestawień za pomocą systemu skryptów – zapytań do bazy.
- Zwiększenie efektywności pracy poprzez poprawę jej organizacji, redukcję nadmiarowych działań oraz oszczędność czasu pracowników - dzięki możliwości uzyskiwania z systemu gotowych dokumentów do użytku wewnętrznego i zewnętrznego.
OBIEG DOKUMENTÓW
SIMPLE.ERP OBIEG DOKUMENTÓW
Obszar funkcjonalny SIMPLE.ERP OBIEG DOKUMENTÓW to nowoczesne rozwiązanie wspomagające obieg dokumentów w firmie. Zapewnia swobodną wymianę dowolnych dokumentów w formie elektronicznej. System porządkuje procesy związane z obiegiem informacji oraz umożliwia łatwe dotarcie do danych przez wiele osób jednocześnie. Obieg Dokumentów został zaprojektowany tak, aby zautomatyzować procesy biznesowe, dzięki którym informacje, dokumenty i zadania przekazywane są w firmie w ujednolicony sposób.
Cechy sytemu
Każdy dokument wprowadzany w systemie SIMPLE.ERP może mieć własną ścieżkę, według której jest obsługiwany. Szablony obiegów umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Ich efektem jest możliwość kontroli przepływu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z danym dokumentem oraz jaka była historia jego przekazywania pomiędzy kolejnymi osobami (operatorami).
Szablon obiegu składa się z poszczególnych stanów dokumentów. Dla każdego stanu istnieje ściśle określona grupa operatorów, którzy mogą go wykonać. Budowa szablonu obiegu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi stanami dokumentów.
Wprowadzając dokument do systemu SIMPLE.ERP operator może wybrać, według którego szablonu obiegu (ścieżki) będzie „obsługiwany” dany dokument. Obsługa dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator spośród uprawnionych, dany etap ma wykonać. Każdy operator w programie ma własną skrzynkę pocztową, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Istnieje również możliwość ustawienia w systemie zastępstwa na czas nieobecności danego operatora w pracy.
Posiada wyodrębnione następujące części:
Stany dokumentów - umożliwia zdefiniowanie poszczególnych etapów jakim będą podlegać dokumentu wprowadzone do obiegu.
Szablony obiegów - umożliwia zdefiniowane szablonów obiegu dokumentów, składające się z poszczególnych stanów.
Inne
- Do rodzaju dokumentu można przypisać wiele różnych Obiegów dokumentów
- Automatyczny wybór Obiegu dokumentu w zależności od wartości dokumentu
- Możliwość ustawienia wieloosobowej pracy dla danego etapu obiegu
- Możliwość określenia zachowania się dokumentu w trakcie danego etapu np. brak możliwości edycji lub możliwości zatwierdzenia dokumentu
Korzyści i zalety
Obszar SIMPLE.ERP OBIEG DOKUMENTÓW powstał w celu zapewnienia jego użytkownikom swobodnej wymiany dowolnych dokumentów w formie elektronicznej. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia przekazywanie dokumentów między użytkownikami systemu z zachowaniem zdefiniowanych przez administratora ścieżek przepływu.
Najważniejsze zalety obszaru funkcjonalnego to:
- Lepsza kontrola procesów poprzez standaryzację metod pracy
- Wzrost wydajności pracy poprzez wydajniejszą komunikację wewnątrz organizacji, a także z Klientami, partnerami, itp.
- Możliwość bieżącej kontroli stanu i czasu obiegu dokumentu przez konkretnych użytkowników
- Obniżenie kosztów dzięki minimalizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie w formie papierowej
- Jednoczesny dostęp do dokumentu przez kilku użytkowników
- Możliwość załączania zeskanowanych dokumentów
- Możliwość definiowania procesu obiegu dokumentów wedle własnych potrzeb
- Ujednolicenie procedur obiegu dokumentów i realizacji spraw oraz ich automatyzacja
ZAMÓWIENIA INTERNETOWE
SIMPLE.ERP ZAMÓWIENIA INTERNETOWE
Obszar funkcjonalny SIMPLE.ERP ZAMÓWIENIA INTERNETOWE to doskonałe narzędzie dla nowoczesnej firmy, która chce wykorzystać Internet jako kanał dystrybucji i medium obsługi swoich kontrahentów.
ZAMÓWIENIA INTERNETOWE pozwalają na zdalną obsługę sieci sprzedaży w modelu Business to Business, wzmacniając budowanie wzajemnych relacji oraz znacznie obniżając czas realizacji zamówień i obniżenie kosztów obsługi Klienta
Cechy sytemu
Każdy uprawniony przez administratora systemu klient za pomocą przeglądarki internetowej ma wgląd do oferty handlowej i w wygodny sposób może złożyć zamówienie, monitorować stan płatności i realizacji zamówień. Interfejs graficzny ZAMÓWIEŃ INTERNETOWYCH prowadzi w prosty sposób klienta od logowania do przeglądania listy katalogów, towarów i składania zamówień. Całość przepływu informacji odbywa się w tle i jest zupełnie niezauważalna dla Klienta. Dodatkowo zawartość funkcjonalna systemu ZAMÓWIEŃ INTERNETOWYCH może być niejako „uszyta na miarę” i wzbogacona o dowolne elementy dostępne w systemie SIMPLE.ERP. Serwer, na którym znajduje się aplikacja www. obsługująca ZAMÓWIENIA INTERNETOWE może znajdować się fizycznie na wyposażeniu firmy lub też u dostawcy usług internetowych.
Posiada wyodrębnione następujące części:
- Stronę główną
- Strona logowania, informacje ogólne o funkcjach systemu oraz dane kontaktowe dotyczące pomocy technicznej
- Obsługa konta
- Pełne bezpieczeństwo i poufność informacji, wykorzystanie protokołu SSL (Secure Socket Layer) zapewniającego szyfrowanie komunikacji serwera z klientem.
- Internetowe konta użytkowników, obsługa konta, lista kompetencji, zarządzanie danymi i zmiana hasła
- Produkty
- Pełna oferta asortymentowa sprzedawcy, widoczne są jedynie te indeksy, które przewidziano do sprzedaży z wykorzystaniem Internetu
- Jednoznaczne powiązanie indeksów systemu SIMPLE.ERP z danymi prezentowanymi w przeglądarce gwarantuje eliminację błędów, nieporozumień, czy pomyłek.
- Możliwość przedstawienia zdjęć, projektów graficznych czy specyfikacji technicznej.
- Informacje o dostępności towarów w postaci piktorgramów (stany rzeczywiste lub fikcyjne).
Ceny sprzedaży, rabaty i oferty promocyjne dla danego klienta.
- Zamówienie
- Przeglądanie aktualnego stanu koszyka, dodawanie lub usuwanie wskazanych towary.
- Możliwość zapamiętania zawartości wybranych koszyków, z możliwością wyboru koszyka do edycji oraz wygenerowania na jego podstawie nowego zamówienia.
- Możliwość podania żądanej daty odbioru, adresu dostawy, warunków płatności oraz uwag dotyczących dodatkowych warunków handlowych.
- Dokumenty
- Przeglądanie aktywnych zamówień, kontrola postępu realizacji
- Przeglądanie zamówień archiwalnych, zrealizowanych bądź odrzuconych, w oparciu o które można wygenerować kolejne zamówienie.
- Przeglądane listy niezapłaconych faktur wraz z terminami należnych płatności, kwocie faktury oraz kwocie pozostałej do zapłaty
Korzyści i zalety
Obszar SIMPLE.ERP ZAMÓWIENIA INTERNETOWE umożliwiają prezentację wybranych produktów znajdujących się w ofercie sprzedaży w sposób skatalogowany na stronie internetowej. Zawierają w sobie obsługę koszyka oraz mechanizmy generowania, monitorowania zamówień i kontroli nierozliczonych należności.
Najważniejsze zalety obszaru funkcjonalnego to:
- Budowanie trwałych relacji ze stałymi Klientami dzięki efektywniejszej komunikacji z kontrahentem i szybszej reakcji na jego potrzeby
- Znaczące skrócenie czasu obsługi i realizacji zamówień oraz obniżenie kosztów obsługi Klienta poprzez automatyczną współpracę między firmami w modelu Business to Business
- Ścisła integracja z systemami do SIMPLE.ERP
- Przyjazny oraz elastyczny sposób obsługi
- Możliwość pracy 24h/dobę, z każdego zakątka świata, możliwość złożenia zamówienia przez klienta niezależnie od godzin pracy firmy
- Dotarcie do szerokiego grona potencjalnych Klientów
- Wygląd zewnętrzny modułu Zamówień Internetowych może być dowolnie modyfikowany i rozwijany przez administratorów Systemu u Klienta.